1. Certificatul sau extrasul de naştere eliberat de autoritaţile străine, în original, apostilat sau supralegalizat, dacă este cazul, copie xerox, traducere legalizată în ţară de un notar public iar în străinatate de misiunea diplomatică sau de oficiul consular de carieră al României;
2. Certificatele de naştere şi de căsătorie, în original şi copie xerox;
3. Declaraţia părintelui care solicită transcrierea referitoare la domicilliul pe care îl va avea în România minorul, în cazul în care părinţii au domicilii diferite. Aceasta va fi dată în faţa ofiţerului de stare civilă sau la ambasada ori oficiul consular de carieră al României. Declaraţia poate fi cuprinsă în procura specială, în situaţia în care părinţii se află în străinătate, iar transcrierea se solicită prin împuternicit.
4. Acte de identitate părinţi sau paşaport, în copie xerox;
5. Procură specială autentificată la notar sau la oficiul consular ori la misiunea diplomatică a României din statul de reşedinţă. În situaţia în care procura este dată la un notar din străinătate, aceasta trebuie să aibă aplicată Apostila conform Convenţiei privind suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5.10.1961.
6. Declaraţie din partea titularului actului ori a reprezentantului legal că nu mai există un alt act transcris.
7. Minorii în vârstă de peste 14 ani solicită transcrierea certificatului de naştere în nume propriu, asistaţi de unul dintre părinţi, sau după caz, de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială; în cazul în care părinţii copilului au domicilii diferite în ţară, primăria competentă privind transcrierea certificatului de naştere poate fi oricare din cele două primării pe raza cărora au domiciliul părinţii minorului.
8. Pentru persoanele care nu au împlinit vârsta de 18 ani, ai căror părinţi au domiciliul în străinătate, cererea de transcriere a certificatului de naştere se depune la primăria ultimului loc de domiciliu avut de părinţi în România, iar în cazul în care au avut domicilii diferite, la ultimul domiciliu al unuia dintre părinţi.
9. Pentru persoanele cu vârsta peste 18 ani care au domiciliul în străinătate, cererea se depune la primăria unităţii administrativ teritoriale de la ultimul loc de domiciliu avut în ţară, iar dacă nu a avut domiciliul în România, la Direcţia de Stare Civilă a sectorului 1 Bucureşti.
10. Cetăţenii care dobândesc/redobândesc cetăţenia română fac dovada cetăţeniei române cu certificatul de cetăţenie eliberat de Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie sau misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României; în cazul în care minorul nu a fost inclus în certificatul de cetăţenie al părintelui cetăţean român acesta va prezenta declaraţia în formă autentică a celuilalt părinte cetăţean străin, din care să rezulte că este de acord cu dobândirea cetăţeniei române a minorului precum şi cu transcrierea certificatului de naştere.