Actul de deces se întocmeşte la S.P.C.L.E.P sau după caz, la primăria unităţii administrative-teritoriale în a cărei rază s-a produs decesul ori s-a găsit cadavrul.
Declaraţia de deces, pentru situaţia în care cauza decesului este naturală, se face verbal, în termen de 3 zile de la data încetării din viaţă a persoanei, de către persoanele prevăzute de lege. În acest termen se cuprinde atât ziua în care s-a produs decesul, cât şi ziua în care se face declaraţia.
Odată cu declaraţia de deces, se vor depune următoarele acte:
A. Certificatul medical constatator al decesului, întocmit şi semnat de medicul sau cadrul mediu sanitar care a făcut constatarea, în care trebuie consemnată cauza decesului prevăzută la lit.C) şi D) fără prescurtări, înscrisă cu majuscule;
B. Actul de identitate al decedatului;
C. Livretul militar( pentru persoanele supuse obligaţiilor militare) sau după caz, adeverinţa de recrutare a celui decedat;
D. Certificatul de naştere şi de căsătorie, după caz;
E. Fotocopia actului de identitate al declarantului;
♦ Când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum şi în cazul găsirii unui cadavru, declaraţia se face în termen de 48 de ore, socotit din momentul decesului sau al găsirii cadavrului.
♦ În astfel de cazuri, înregistrarea se face pe baza certificatului medical constatator al decesului şi a dovezii eliberate de poliţie sau de parchet din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces.
♦ În cazul în care decesul nu a fost declarat şi înregistrat în termenele legale, întocmirea actului de deces se face cu aprobarea parchetului şi declaraţie scrisă cu privire la motivele întârzierii.
Întocmirea actului de deces, în baza unei hotărâri judecătoreşti declarative de moarte, se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate, după caz, la autoritatea administraţiei publice locale de la:
A. Locul de naştere al celui declarat mort;
B. Domiciliul celui declarat mort, în cazul când actul de naştere a fost întocmit la autorităţile locale din străinătate;
C. Domiciliul persoanei care a solicitat declararea judecătorească a morţii, în situaţia în care locul naşterii şi domiciliul decedatului nu sunt cunoscute.